Die E-Rechnung ist ein strukturiertes elektronisches Dokument — kein PDF, das per E-Mail verschickt wird, sondern ein maschinenlesbares Format, das automatisch verarbeitet werden kann.
Das Wichtigste kurz:
- Ein PDF per E-Mail gilt in Österreich nicht als E-Rechnung im gesetzlichen Sinn
- Im B2G-Bereich (Rechnungen an Bundesbehörden) gilt seit 2014 E-Rechnungspflicht (ebInterface oder Peppol)
- Im B2B-Bereich gibt es in Österreich aktuell keine gesetzliche Pflicht zur E-Rechnung
- Übermittlung an Bundesbehörden läuft über das USP oder einen zertifizierten Peppol Access Point
Wichtig: Ein PDF per E-Mail gilt in Österreich nicht als E-Rechnung im gesetzlichen Sinn.
Wer ist in Österreich zur E-Rechnung verpflichtet?
Im B2G-Bereich (Business-to-Government) gilt seit 2014 eine gesetzliche Pflicht: Rechnungen an Bundesbehörden müssen elektronisch im Format ebInterface oder Peppol BIS übermittelt werden.1
Im B2B-Bereich (Business-to-Business) gibt es in Österreich aktuell keine gesetzliche Pflicht zur E-Rechnung. Anders als in Deutschland, wo ab 2025 schrittweise eine B2B-Pflicht eingeführt wird, hat Österreich diesen Schritt noch nicht gesetzt.
Welche Formate werden akzeptiert?
Für Rechnungen an österreichische Bundesbehörden gelten folgende Formate:1
- ebInterface (österreichisches XML-Format, ab Version 4.3)
- Peppol BIS Billing 3.0 (europäischer Standard)
Für den B2B-Bereich gibt es keine Formatvorschrift. PDF-Rechnungen sind für private Auftraggeber weiterhin gültig.
Was bedeutet das für kleine Betriebe?
Für Einzelunternehmer und kleine Betriebe, die ausschließlich an private Kunden oder andere Unternehmen fakturieren, ändert sich durch die aktuelle Rechtslage in Österreich nichts. Eine E-Rechnung an Bundesbehörden ist nur relevant, wenn du öffentliche Aufträge annimmst.
Sinnvoll ist trotzdem, die eigene Rechnungssoftware auf Kompatibilität zu prüfen — vor allem wenn Aufträge von öffentlichen Stellen oder großen Unternehmen erwartet werden.
Wie übermittle ich eine E-Rechnung an eine Bundesbehörde?
Der Standardweg in Österreich läuft über das Unternehmensserviceportal (USP) oder direkt über das Peppol-Netzwerk.2
- Registrierung im USP (einmalig)
- Rechnung im ebInterface- oder Peppol-Format erstellen
- Übermittlung über das USP oder einen zertifizierten Access Point
Häufige Fragen zur E-Rechnung
Gilt ein PDF per E-Mail als E-Rechnung? Nein. Ein PDF ist kein strukturiertes elektronisches Dokument und erfüllt die gesetzlichen Anforderungen für B2G-Rechnungen nicht.
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen? Nur wenn du an Bundesbehörden fakturierst. Im B2B- und B2C-Bereich gibt es keine Pflicht.
Wann kommt die E-Rechnungspflicht für B2B in Österreich? Aktuell ist kein konkretes Datum bekannt. Die Entwicklung in Deutschland und auf EU-Ebene (ViDA-Initiative) wird die österreichische Gesetzgebung mittelfristig beeinflussen.
Welche Formate werden für E-Rechnungen an Bundesbehörden akzeptiert? Österreichische Bundesbehörden akzeptieren ebInterface (ab Version 4.3) und Peppol BIS Billing 3.0. Ein normales PDF reicht dort nicht — es wird abgelehnt.
Muss ich mich irgendwo registrieren, um E-Rechnungen zu versenden? Ja. Für Rechnungen an Bundesbehörden musst du dich einmalig im Unternehmensserviceportal (USP) registrieren. Danach kannst du Rechnungen direkt über das USP oder über einen zertifizierten Peppol Access Point übermitteln.
Was ist Peppol? Peppol ist ein europäisches Netzwerk für den Austausch von Geschäftsdokumenten — darunter Rechnungen. Es ist in vielen EU-Ländern der Standard für B2G-Rechnungen und wird auch für B2B immer relevanter. In Österreich wird Peppol BIS Billing 3.0 von Bundesbehörden akzeptiert.
Footnotes
-
Bundesrechenzentrum, "E-Rechnung an den Bund", https://www.brz.gv.at/was-wir-tun/services-produkte/e-rechnung.html ↩ ↩2
-
Unternehmensserviceportal, "E-Rechnung", https://www.usp.gv.at/themen/steuern-finanzen/e-rechnung.html ↩