Du hast deinen ersten Auftrag abgeschlossen und weißt jetzt: Jetzt muss eine Rechnung her. Aber welche Angaben gehören drauf? Was passiert, wenn etwas fehlt? Und brauche ich überhaupt eine Rechnungsnummer? Dieser Artikel beantwortet alle diese Fragen — damit deine erste Rechnung sitzt.
TL;DR Als Kleinunternehmer (Umsatz unter 55.000 € / Jahr) stellst du ohne Umsatzsteuer aus — musst das aber auf der Rechnung vermerken. Pflichtangaben sind: Name & Adresse beider Parteien, Datum, Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Betrag. Bis 400 € Bruttobetrag reicht eine Kleinbetragsrechnung mit weniger Angaben. Fehler auf der Rechnung können dazu führen, dass der Kunde keinen Vorsteuerabzug machen kann — also lieber einmal mehr prüfen.
Was du vor der ersten Rechnung wissen musst
Bist du Kleinunternehmer?
Das ist die wichtigste Frage, bevor du die erste Rechnung schreibst. In Österreich gilt seit 2025 die Kleinunternehmerregelung für Unternehmer mit einem Umsatz bis 55.000 € netto pro Jahr. Als Kleinunternehmer:
- musst du keine Umsatzsteuer (USt) auf deinen Rechnungen ausweisen
- kannst du aber auch keine Vorsteuer aus Eingangsrechnungen abziehen
- musst du auf der Rechnung explizit vermerken, dass du die Steuerbefreiung nach § 6 Abs. 1 Z 27 UStG in Anspruch nimmst
Wenn du kein Kleinunternehmer bist (oder freiwillig auf die Regelung verzichtet hast), weist du Umsatzsteuer aus — in der Regel 20 %, für bestimmte Leistungen 10 % oder 13 %.
Brauchst du eine UID-Nummer?
Eine UID-Nummer (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) beantragst du beim Finanzamt. Als Kleinunternehmer musst du sie nicht zwingend haben — sobald du aber Leistungen an Unternehmen in der EU erbringst oder von EU-Unternehmen einkaufst (Reverse Charge), brauchst du sie. Bei innerösterreichischen B2C-Rechnungen als Kleinunternehmer ist sie optional.
Kleinbetragsrechnung bis 400 €
Liegt der Bruttobetrag unter 400 €, genügt eine sogenannte Kleinbetragsrechnung. Sie braucht weniger Pflichtangaben als eine reguläre Rechnung (kein Kundenname, keine Rechnungsnummer etc.). Diese Ausnahme ist im § 11 Abs. 6 UStG geregelt.
Pflichtangaben Schritt für Schritt
Das sind die gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben für eine Rechnung über 400 € in Österreich:
1. Name und Adresse des Rechnungsausstellers (du) Vollständiger Name (oder Firmenname) und deine Geschäftsadresse. Bei Einzelunternehmen ist das oft einfach dein Wohnort, wenn du kein eigenes Büro hast.
2. Name und Adresse des Empfängers (dein Kunde) Vollständiger Name und Adresse deines Kunden. Bei Unternehmenskunden: Firmenbezeichnung und Firmenadresse.
3. Ausstellungsdatum Das Datum, an dem du die Rechnung ausstellst. Das ist nicht zwingend gleich dem Leistungsdatum.
4. Rechnungsnummer Eine fortlaufende, eindeutige Nummer. Mehr dazu im nächsten Abschnitt.
5. Menge und Art der Leistung oder Lieferung Konkrete Beschreibung: Was hast du gemacht? Für welchen Zeitraum? Wie viele Stunden oder Einheiten?
6. Leistungszeitraum oder Lieferdatum Wann wurde die Leistung erbracht? Das kann ein konkretes Datum sein oder ein Zeitraum (z. B. „April 2026").
7. Entgelt (netto) Der Betrag ohne Umsatzsteuer, aufgeteilt nach Steuersatz (falls mehrere Sätze vorkommen).
8. Steuersatz und Steuerbetrag Bei umsatzsteuerpflichtigen Rechnungen: Steuersatz (z. B. 20 %) und der Steuerbetrag in Euro.
9. Gesamtbetrag (brutto) Der Endbetrag inklusive Umsatzsteuer.
10. UID-Nummer des Ausstellers (ab 10.000 € Rechnungsbetrag verpflichtend, sonst empfohlen) Deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, wenn vorhanden.
Für Kleinunternehmer zusätzlich: Der Vermerk: „Gemäß § 6 Abs. 1 Z 27 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet." — oder sinngemäß. Ohne diesen Hinweis kann dein Kunde davon ausgehen, dass Umsatzsteuer enthalten ist, was zu Problemen führt.
Rechnungsnummer: So legst du ein einfaches System fest
Die Rechnungsnummer muss einmalig und fortlaufend sein. Was genau "fortlaufend" bedeutet, lässt das Gesetz relativ offen — aber das Finanzamt muss im Nachhinein anhand der Rechnungsnummern erkennen, dass keine Rechnungen fehlen oder doppelt vorhanden sind.
Bewährte Systeme für Einzelunternehmer
Option 1: Einfache Jahresserie
2026-001, 2026-002, 2026-003 …
Klar, einfach, funktioniert für die meisten EPU.
Option 2: Datumsbasiert
20260513-001 (Jahr-Monat-Tag-Laufnummer)
Gut, wenn du viele Rechnungen pro Monat schreibst.
Option 3: Kundenkürzel + Nummer
MUS-2026-001 für Musterkunde, BER-2026-001 für Beratungskunden
Hilfreich bei Projektseries, aber aufwändiger in der Verwaltung.
Wichtig: Einmal gewählt, bleib bei deinem System. Lücken in der Nummerierung sind erlaubt (z. B. wenn du eine Rechnung löschst), müssen aber erklärbar sein.
Leistungszeitraum konkret beschreiben
Ein häufiger Fehler: Die Leistungsbeschreibung ist zu vage. „Beratung" reicht nicht. Besser:
Zu vage:
Webdesign-Leistungen
Gut:
Erstellung der Landing Page für das Produkt XY, inklusive responsivem Design und 2 Korrekturschleifen — Leistungszeitraum: 05.04.2026 bis 12.04.2026
Oder bei Stundenbasis:
Programmierarbeiten Backend API: 12 Stunden à 85 €/h — Leistungszeitraum: KW 18/2026
Eine klare Leistungsbeschreibung schützt dich auch bei Streitigkeiten: Was vereinbart wurde, steht auf der Rechnung.
Häufige Fehler bei der ersten Rechnung
Fehler 1: Kleinunternehmer-Vermerk fehlt Besser: Immer den gesetzlichen Hinweis auf § 6 Abs. 1 Z 27 UStG einfügen. Sonst glaubt der Kunde, USt sei enthalten.
Fehler 2: Rechnungsnummer fehlt oder beginnt bei "1"
Besser: System aufsetzen, z. B. mit 2026-001. "1" wirkt unprofessionell und kann Fragen beim Finanzamt aufwerfen.
Fehler 3: Leistungszeitraum fehlt Besser: Immer angeben, wann die Leistung erbracht wurde — auch wenn es nur ein Monat ist.
Fehler 4: Bankdaten fehlen Rechtlich nicht verpflichtend, aber praktisch unverzichtbar. IBAN und BIC auf der Rechnung sparen viel Rückfrage-Hin-und-Her.
Fehler 5: Zahlungsfrist fehlt Empfohlen: „Zahlbar bis [Datum]" oder „14 Tage netto". Ohne Frist gilt laut ABGB sofort Fälligkeit — was theoretisch stimmt, aber praktisch oft ignoriert wird.
Fehler 6: Falsche Adresse des Kunden Besser: Vor dem Versand kurz bestätigen lassen, an welche Adresse die Rechnung gehen soll — besonders bei größeren Unternehmen mit eigener Buchhaltungsabteilung.
Word-Vorlage vs. Rechnungssoftware: Was lohnt sich für Einsteiger?
Word-Vorlage (kostenlos)
Vorteile:
- Kein Abo, keine laufenden Kosten
- Einfach anpassbar
Nachteile:
- Rechnungsnummer muss manuell verwaltet werden
- Keine automatische Übersicht über offene/bezahlte Rechnungen
- PDF-Export umständlich
- Keine gesetzliche Updategarantie (wenn sich Pflichtangaben ändern, merkst du es vielleicht nicht)
Rechnungssoftware (z. B. KiwiAgent)
Vorteile:
- Rechnungsnummer wird automatisch vergeben
- Alle Pflichtangaben vorbefüllt
- PDF-Download in Sekunden
- Übersicht über Einnahmen auf einen Blick
- Skaliert mit deinem Wachstum
Nachteile:
- Kleines monatliches Abo (je nach Anbieter ab ca. 5–15 €/Monat)
Fazit: Bei 1–2 Rechnungen pro Monat reicht eine Word-Vorlage am Anfang. Sobald du regelmäßig 5+ Rechnungen pro Monat schreibst, lohnt sich eine Software — schon allein wegen der Zeitersparnis und des Überblicks.
Häufige Fragen
Muss ich als Kleinunternehmer trotzdem eine Rechnung ausstellen? Ja. Auch Kleinunternehmer sind verpflichtet, auf Verlangen des Kunden eine ordentliche Rechnung auszustellen. Die Pflicht gilt innerhalb von 6 Monaten nach der Leistungserbringung.
Kann ich eine Rechnung nachträglich korrigieren? Ja — mit einer Stornorechnung (die ursprüngliche Rechnung wird storniert) und einer neuen korrekten Rechnung. Einfach überschreiben oder löschen ist keine ordentliche Methode.
Muss die Rechnung als PDF verschickt werden? Nein. Eine Rechnung kann auch per E-Mail als HTML, per Post oder persönlich übergeben werden. Wichtig ist, dass alle Pflichtangaben enthalten sind. PDF ist aber der De-facto-Standard.
Was ist, wenn mein Kunde keine Rechnung will? Das ist unüblich, aber rechtlich nicht verboten. Für deine eigene Buchhaltung und den Nachweis gegenüber dem Finanzamt solltest du trotzdem immer eine Rechnung erstellen und aufbewahren.
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren? Rechnungen müssen in Österreich 7 Jahre aufbewahrt werden — entweder physisch oder in digitaler Form (dann mit entsprechender Sicherung).
Was ist der Unterschied zwischen Rechnungsdatum und Leistungsdatum? Das Rechnungsdatum ist der Tag der Ausstellung. Das Leistungsdatum (oder der Leistungszeitraum) ist, wann die Arbeit tatsächlich erledigt wurde. Beide Angaben müssen auf der Rechnung stehen — sie können gleich sein, müssen es aber nicht.
Fazit
Die erste Rechnung ist mit dem richtigen Wissen schnell geschrieben. Die wichtigsten Punkte: Kleinunternehmer-Vermerk nicht vergessen, Rechnungsnummernsystem von Anfang an sauber anlegen und die Leistung konkret beschreiben. Danach ist es reine Routine.
→ Jetzt erste Rechnung kostenlos mit KiwiAgent erstellen — alle Pflichtangaben sind bereits vorausgefüllt, die Rechnungsnummer vergibt sich automatisch.