Ein Kunde zahlt nicht — das ist ärgerlich, aber kein Ausnahmefall. In Österreich bist du als Unternehmer rechtlich gut aufgestellt: Du kannst mahnen, Mahngebühren verrechnen und Verzugszinsen verlangen. Voraussetzung ist, dass du den Prozess korrekt dokumentierst.
TL;DR: Du darfst mahnen, sobald das Zahlungsziel abgelaufen ist. Es gibt keine Pflicht zu einer Mahnung vor der Klage, aber ein gestufter 3-stufiger Mahnprozess schützt dich und erhöht die Zahlungsbereitschaft. Mahngebühren sind bis zu einem Pauschalbetrag gesetzlich erlaubt, Verzugszinsen laufen automatisch ab Fälligkeit.
Wann darf ich mahnen?
Du darfst mahnen, sobald das Zahlungsziel auf deiner Rechnung abgelaufen ist und kein Zahlungseingang vorliegt. Eine spezielle Wartefrist gibt es nicht — du kannst am Tag nach Ablauf des Zahlungsziels bereits die erste Mahnung versenden.
Hast du kein Zahlungsziel auf der Rechnung angegeben, gilt die gesetzliche 30-Tage-Frist im B2B-Bereich (§ 458 UGB). Bei Privatkunden solltest du eine angemessene Zahlungsfrist in der Mahnung setzen, bevor du weitere Schritte einleitest.
Der 3-stufige Mahnprozess
In der Praxis hat sich ein dreistufiger Mahnprozess bewährt:
1. Mahnung (freundliche Erinnerung) Ton: höflich, sachlich. Kein Vorwurf — vielleicht hat der Kunde die Rechnung übersehen. Setze eine neue Zahlungsfrist (z. B. 7–10 Tage).
2. Mahnung (deutlichere Aufforderung) Ton: bestimmt. Verweise auf die bereits abgelaufene erste Mahnung, nenne Mahngebühren und Verzugszinsen. Setze eine letzte Frist (5–7 Tage).
3. Mahnung / Letzte Mahnung (vor rechtlichen Schritten) Ton: formell. Kündige konkret rechtliche Schritte an (Klage, Inkasso). Setze eine kurze Frist (3–5 Tage). Diese Mahnung sollte per Einschreiben versandt werden, damit du den Versand nachweisen kannst.
Mahngebühren: Was ist erlaubt?
Nach § 458 UGB kann ein Unternehmer im B2B-Bereich eine Mahnpauschale von bis zu 40 Euro pro Mahnung verlangen — als pauschalen Schadenersatz für den Aufwand. Voraussetzung: Der Schuldner befindet sich im Verzug und du hast die Mahnung tatsächlich versandt.
Achtung: Bei Privatkundinnen und -kunden (B2C) ist die Rechtslage strenger. Mahngebühren dürfen nur verlangt werden, wenn sie vertraglich vereinbart wurden oder nachweisliche Kosten entstanden sind (z. B. Portokosten).
Verzugszinsen
Verzugszinsen laufen automatisch ab dem Eintritt des Verzugs — du musst sie nicht gesondert in der Mahnung verlangen, um den Anspruch zu wahren. Der gesetzliche Zinssatz beträgt:
- B2B: Basiszinssatz der OeNB + 9,2 Prozentpunkte (§ 456 UGB)
- B2C / allgemein: 4 % p.a. (§ 1000 ABGB)
Der Basiszinssatz wird halbjährlich angepasst (Stand: aktuelle OeNB-Veröffentlichung prüfen).
Muster-Mahnungstext (1. Mahnung)
Betreff: Zahlungserinnerung – Rechnung Nr. [RECHNUNGSNUMMER] vom [DATUM]
Sehr geehrte(r) [Name],
wir erlauben uns, Sie darauf hinzuweisen, dass die Rechnung Nr. [RECHNUNGSNUMMER] über [BETRAG] Euro mit Fälligkeit [FÄLLIGKEITSDATUM] noch offen ist.
Bitte überweisen Sie den ausstehenden Betrag bis [NEUE FRIST] auf unser Konto: IBAN: [IHRE IBAN]
Sollte sich Ihre Zahlung mit diesem Schreiben gekreuzt haben, bitten wir Sie, dieses Schreiben als gegenstandslos zu betrachten.
Mit freundlichen Grüßen, [Ihr Name / Ihr Unternehmen]
Häufige Fragen
Muss ich vor einer Klage mahnen? Nein. In Österreich gibt es keine gesetzliche Pflicht, vor einer Klage zu mahnen. Dennoch ist ein gestufter Mahnprozess empfehlenswert — Gerichte bewerten es positiv, wenn außergerichtliche Lösungsversuche dokumentiert sind.
Kann ich Mahngebühren nachträglich auf der Mahnung einfach draufschlagen? Im B2B-Bereich ja, bis zur gesetzlichen Pauschale von 40 Euro. Bei Privatkunden nur, wenn das vertraglich vereinbart wurde oder tatsächliche Kosten nachweisbar sind.
Was mache ich, wenn der Kunde trotz 3. Mahnung nicht zahlt? Du hast zwei Hauptoptionen: (1) Beauftragung eines Inkassobüros oder (2) gerichtliche Betreibung über das Mahnverfahren (Mahnklage beim Bezirksgericht). Für Beträge bis 75.000 Euro ist kein Anwalt zwingend erforderlich.
Wie lange habe ich Zeit, eine Forderung einzuklagen? Die allgemeine Verjährungsfrist für offene Forderungen beträgt in Österreich 3 Jahre ab Fälligkeit (§ 1486 ABGB). Für Kaufleute gelten ggf. abweichende Fristen. Lass die Forderung nicht zu lange liegen.
Kann ich die Mahngebühren auch als Pauschale in meinen AGB festlegen? Ja. Wenn du in deinen Allgemeinen Geschäftsbedingungen eine Mahngebühr festlegst, ist diese grundsätzlich wirksam — sofern sie angemessen ist und im B2B-Bereich nicht die 40-Euro-Grenze überschreitet.
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