Rechnung stornieren in Österreich: So geht eine Stornorechnung richtig

Wenn eine Rechnung fehlerhaft ist oder eine Leistung rückabgewickelt wird, darf die ursprüngliche Rechnung nicht einfach gelöscht oder überschrieben werden. Der korrekte Weg ist eine Stornorechnung (auch Gutschrift oder Kreditnote genannt).

Das Wichtigste kurz:

• Eine Rechnung kann nicht gelöscht werden — sie wird durch eine Stornorechnung aufgehoben
• Die Stornorechnung enthält negative Beträge und einen Verweis auf die Originalrechnung
• Beide Belege — Original und Storno — müssen 7 Jahre aufbewahrt werden
• Die Stornierung gilt erst, wenn der Empfänger das Dokument nachweislich erhalten hat

Eine Rechnung ist ein Steuerdokument. Sie muss im Belegkreis erhalten bleiben — auch wenn sie storniert wird.

Wann brauche ich eine Stornorechnung?

Eine Stornorechnung ist notwendig, wenn:

• die ursprüngliche Rechnung einen Fehler enthält (falscher Betrag, falsche Adresse, falscher Steuersatz)
• eine Leistung nicht erbracht wurde und der Auftrag rückabgewickelt wird
• ein Rabatt oder eine Gutschrift nachträglich gewährt wird
• der Kunde die Ware zurückgibt

Was muss auf einer Stornorechnung stehen?

Eine Stornorechnung enthält dieselben Pflichtangaben wie eine normale Rechnung, ergänzt um:¹

• Bezug auf die ursprüngliche Rechnungsnummer (z. B. „Storno zu Rechnung Nr. 2026-0042")
• Negative Beträge — Netto, Steuer und Brutto mit Minuszeichen
• Eigene fortlaufende Storno-Rechnungsnummer
• Datum der Stornorechnung

Wie läuft das in der Praxis ab?

1. Stornorechnung mit Bezug auf die Originalrechnung erstellen
2. Beträge negativ ausweisen (z. B. Netto −200,00 €, USt −40,00 €, Brutto −240,00 €)
3. Stornorechnung an den Kunden senden
4. Beide Belege — Original und Storno — aufbewahren

Wenn du gleichzeitig eine korrigierte Rechnung ausstellen möchtest, erstellst du nach der Stornorechnung einfach eine neue Rechnung mit einer neuen Rechnungsnummer und den richtigen Angaben.

Was ist der Unterschied zwischen Stornorechnung und Gutschrift?

Im alltäglichen Sprachgebrauch werden beide Begriffe oft gleichgesetzt. Im umsatzsteuerrechtlichen Sinn meint „Gutschrift" in Österreich ein Dokument, das der Leistungsempfänger ausstellt — also umgekehrt zur normalen Rechnung.¹ Im kaufmännischen Alltag spricht man bei einer stornierenden Gegenbuchung meist einfach von Stornorechnung oder Kreditnote.

Häufige Fragen

Kann ich eine Rechnung einfach löschen? Nein. Eine einmal ausgestellte Rechnung muss im Belegkreis erhalten bleiben. Storniert wird sie durch eine Stornorechnung, nicht durch Löschen.

Muss der Kunde die Stornorechnung bestätigen? Nein. Du stellst die Stornorechnung aus und sendest sie an den Kunden. Eine Gegenzeichnung ist nicht erforderlich.

Wie lange muss ich Stornorechnungen aufbewahren? Sieben Jahre, wie alle anderen Belege auch — gemäß der allgemeinen steuerlichen Aufbewahrungspflicht in Österreich.²

Was ist der Unterschied zwischen Stornorechnung und Gutschrift? Im Alltag werden beide Begriffe oft gleichgesetzt. Steuerrechtlich stellt eine Gutschrift der Leistungsempfänger aus — nicht der Rechnungsaussteller. Wenn du deine eigene fehlerhafte Rechnung korrigierst, ist es immer eine Stornorechnung. Verwendest du trotzdem den Begriff „Gutschrift", riskiert dein Kunde den Verlust des Vorsteuerabzugs.

Kann ich eine Rechnung auch nur teilweise stornieren? Ja. Du kannst eine Stornorechnung nur über den fehlerhaften oder zurückzunehmenden Teilbetrag ausstellen. Danach stellst du eine korrigierte Rechnung über den richtigen Betrag aus. Aus buchhalterischer Sicht ist es aber oft einfacher, die gesamte Rechnung zu stornieren und neu auszustellen.

Brauche ich die Zustimmung des Kunden für eine Stornierung? Nein. Das Recht auf Rechnungsberichtigung liegt beim Aussteller. Du sendest die Stornorechnung an den Kunden — eine Gegenzeichnung ist nicht erforderlich. Der Kunde hat aber zivilrechtlich Anspruch auf eine korrekte neue Rechnung, wenn die Leistung tatsächlich erbracht wurde.

Footnotes

1. Unternehmensserviceportal, "Formerfordernisse einer Rechnung", https://www.usp.gv.at/themen/steuern-finanzen/umsatzsteuer-ueberblick/weitere-informationen-zur-umsatzsteuer/vorsteuerabzug-und-rechnung/formerfordernisse.html ↩ ↩²

2. Bundesabgabenordnung § 132, Aufbewahrungspflicht von Aufzeichnungen und Belegen ↩