Manchmal passiert es: Du hast eine Rechnung verschickt, aber etwas stimmt nicht — falscher Betrag, falsche Leistung, oder der Auftrag wurde doch nicht ausgeführt. In Österreich kannst du eine bereits ausgestellte Rechnung nicht einfach löschen oder still und heimlich korrigieren. Der gesetzeskonforme Weg führt über eine Stornorechnung.
TL;DR: Eine ausgestellte Rechnung darf nicht überschrieben oder gelöscht werden. Du stellst eine Stornorechnung aus, die die ursprüngliche Rechnung aufhebt — und bei Bedarf danach eine neue, korrekte Rechnung. Fristen: so rasch wie möglich, spätestens innerhalb der Aufbewahrungsfrist von 7 Jahren.
Was bedeutet „stornieren"?
„Stornieren" bedeutet, eine bereits ausgestellte Rechnung rechtskonform aufzuheben. Das Original bleibt in deinen Unterlagen erhalten — es wird nicht gelöscht. Stattdessen erstellst du ein neues Dokument, das den ursprünglichen Rechnungsbetrag mit negativem Vorzeichen ausweist und explizit auf die Originalrechnung verweist.
Das ist keine reine Formalität: Da Rechnungen die Grundlage für den Vorsteuerabzug beim Empfänger sind, muss auch die Stornierung nachvollziehbar dokumentiert sein. Das Finanzamt erwartet, dass beide Belege — Original und Storno — in der Buchhaltung vorhanden sind.
Wann muss ich stornieren?
Du musst eine Rechnung stornieren, wenn:
- Fehler im Betrag vorliegen (falscher Preis, falscher Steuersatz, fehlende Pflichtangabe)
- Der Auftrag nicht ausgeführt wurde, die Rechnung aber schon versandt ist
- Die Leistung zurückgegeben wurde (z. B. Warenrücksendung)
- Ein falscher Empfänger angegeben wurde
Kleine Tippfehler in der Adresse oder im Leistungstext, die die inhaltliche Richtigkeit nicht berühren, erfordern nicht zwingend eine Stornierung — eine schriftliche Korrekturnotiz kann in solchen Fällen genügen. Im Zweifelsfall ist das Storno die sicherere Lösung.
So gehst du Schritt für Schritt vor
1. Stornorechnung erstellen
Erstelle ein neues Dokument mit folgenden Merkmalen:
- Negatives Vorzeichen für alle Beträge (z. B. -250,00 €)
- Verweis auf die Originalrechnung (Rechnungsnummer und Datum)
- Bezeichnung als Stornorechnung oder Gutschrift
- Alle Pflichtangaben wie auf einer regulären Rechnung (Name, Adresse, UID-Nummer, Steuersatz, Datum, eigene fortlaufende Nummer)
Die Stornorechnung bekommt eine eigene Rechnungsnummer in deiner Nummernvergabe.
2. Originalrechnung aufheben
Das Original darf nicht gelöscht werden. Hefte es gemeinsam mit der Stornorechnung ab — am besten physisch oder digital zusammen abgelegt, damit der Zusammenhang auf Anhieb klar ist.
3. Neue Rechnung ausstellen (wenn nötig)
War der Fehler inhaltlicher Natur (z. B. falscher Betrag), stellst du nach dem Storno eine neue, korrekte Rechnung mit einer neuen Rechnungsnummer aus.
4. Empfänger informieren
Schicke dem Kunden die Stornorechnung und — wenn vorhanden — die neue korrekte Rechnung. Informiere ihn, damit er seinen Vorsteuerabzug entsprechend anpassen kann.
Gibt es eine Frist?
Das Gesetz schreibt keine konkrete Frist vor, bis wann ein Storno ausgestellt werden muss. Die Faustregel lautet: so rasch wie möglich, sobald der Fehler bekannt ist. Wichtig ist vor allem, dass Storno und ggf. neue Rechnung noch im richtigen Steuerzeitraum verbucht werden können.
Die allgemeine Aufbewahrungspflicht für Rechnungen in Österreich beträgt 7 Jahre (§ 132 BAO). Beide Belege — Original und Storno — müssen über diesen Zeitraum verfügbar sein.
Häufige Fragen
Kann ich eine Rechnung auch mündlich stornieren? Nein. Eine Stornierung muss schriftlich dokumentiert sein — per Stornorechnung oder Gutschrift. Mündliche Absprachen reichen steuerrechtlich nicht aus.
Was ist der Unterschied zwischen Stornorechnung und Gutschrift? In der Praxis werden die Begriffe oft synonym verwendet. Technisch ist eine Gutschrift ein Dokument, das du als Leistungsempfänger ausstellst; eine Stornorechnung stellt der Leistende aus. Fürs Finanzamt zählt der Inhalt — das negative Ausgleichsdokument mit Bezug auf die Originalrechnung.
Muss ich dem Kunden die Stornorechnung schicken? Ja. Da der Kunde auf Basis der Originalrechnung einen Vorsteuerabzug geltend gemacht haben könnte, muss er die Stornierung erhalten, um seine Umsatzsteuervoranmeldung zu korrigieren.
Kann ich stornieren, wenn der Kunde schon gezahlt hat? Ja. Die Stornorechnung hebt die ursprüngliche Forderung auf. Wenn der Betrag schon überwiesen wurde, musst du ihn zurücküberweisen oder mit einer neuen korrekten Rechnung gegenrechnen.
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