Die Rechnungsnummer ist einer der gesetzlichen Pflichtbestandteile einer Rechnung in Österreich (§ 11 UStG). Das klingt trocken — ist aber ein Bereich, in dem viele Selbstständige und Kleinunternehmer unnötige Fehler machen. Ein schlechtes System fällt spätestens bei der Betriebsprüfung auf. Ein gutes System kostet dich einmalig fünf Minuten Nachdenken und funktioniert dann jahrelang.
TL;DR: Die Rechnungsnummer muss eindeutig und fortlaufend sein — mehr schreibt das Gesetz nicht vor. Du kannst das Format selbst wählen. Empfehlung: Jahr + Zähler (z. B.
2026-001). Lücken in der Nummerierung sind zu vermeiden; ein jährlicher Reset ist möglich, wenn das System das eindeutig abbildet.
Warum ist die Rechnungsnummer Pflicht?
Die Rechnungsnummer ermöglicht die eindeutige Identifikation eines Belegs in deiner Buchhaltung — und in der deines Kunden. Das Finanzamt verwendet sie bei Prüfungen, um Rechnungen einzelner Zeiträume zuordnen zu können.
Nach § 11 Abs. 1 Z 6 UStG muss jede Rechnung eine „fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen" enthalten, die zur Identifizierung der Rechnung einmalig vergeben wird. Fehlt die Nummer oder ist das System nicht nachvollziehbar, kann das zur Verweigerung des Vorsteuerabzugs beim Empfänger führen — oder zu Problemen bei der eigenen Prüfung.
Anforderungen: Was das Gesetz tatsächlich verlangt
Das Gesetz stellt genau zwei Anforderungen:
- Eindeutigkeit: Jede Rechnungsnummer darf nur einmal vergeben werden.
- Fortlaufend: Die Nummern müssen eine nachvollziehbare Reihenfolge ergeben.
Mehr nicht. Du bist in der Wahl des Formats, der Länge und der Zeichenfolge frei — solange diese beiden Bedingungen erfüllt sind.
Empfohlene Formate
Diese Formate sind praxisbewährt und sofort verständlich:
2026-001— Jahr + dreistelliger Zähler; schlicht und universellRN-2026-001— mit Präfix „RN" für Rechnungsnummer; gut wenn du mehrere Dokumenttypen nummeriern willst2026/001— mit Schrägstrich statt Bindestrich; gleichwertig20260001— rein numerisch; funktioniert, ist aber weniger gut lesbar
Für kleine Unternehmen und Freiberufler ist 2026-001 oder RN-2026-001 die einfachste Wahl. Wer viele Rechnungen schreibt, kann auch auf vierstellige Zähler (2026-0001) umsteigen.
Was NICHT erlaubt ist
- Gleiche Nummer zweimal vergeben — selbst wenn die erste Rechnung storniert wurde, darf die Nummer nicht recycelt werden
- Lücken absichtlich erzeugen — eine fehlende Nummer (z. B. 2026-004 fehlt zwischen 003 und 005) ist erklärungsbedürftig; zufällige Lücken durch Systemfehler sind zu dokumentieren
- Willkürliche, nicht fortlaufende Nummerierung — z. B. immer neue Zufallsnummern oder nach Kundennamen
Du musst Lücken nicht vermeiden wie der Teufel das Weihwasser — aber du solltest sie erklären können. Eine Stornorechnung belegt z. B. plausibel, warum eine Nummer „verbraucht" wurde, ohne zu einer aktiven Rechnung zu gehören.
Darf ich die Nummerierung jährlich zurücksetzen?
Ja, ein jährlicher Reset ist erlaubt. Wenn du am 1. Jänner 2027 wieder mit 2027-001 beginnst, ist das zulässig — denn durch das Jahrespräfix bleibt jede Nummer eindeutig. Was nicht erlaubt ist: ohne Jahrespräfix zurückzusetzen, also von 2026-312 auf 001 zu wechseln, ohne das im Nummernformat erkennbar zu machen.
Du musst deinen Reset nicht beim Finanzamt melden — er muss aber aus dem System selbst nachvollziehbar sein.
Häufige Fragen
Was passiert, wenn ich eine Rechnungsnummer vergessen habe? Eine fehlende Rechnungsnummer ist ein formeller Mangel nach § 11 UStG. Der Empfänger darf bei formell unvollständigen Rechnungen keinen Vorsteuerabzug geltend machen. Du solltest die Rechnung stornieren und eine korrekte neue ausstellen.
Muss meine Nummerierung bei 1 beginnen?
Nein. Du kannst mit jeder beliebigen Zahl beginnen — auch mit 2026-100 oder 2026-500. Wichtig ist nur, dass die Nummerierung ab diesem Punkt fortlaufend und eindeutig ist.
Ich habe mehrere Betriebe oder Konten — brauche ich separate Nummernkreise?
Das ist empfehlenswert. Wenn du mehrere Unternehmen oder Tätigkeitsbereiche hast, kannst du Präfixe verwenden (z. B. BER-2026-001 für Beratung, SHOP-2026-001 für den Onlineshop). So bleiben Nummernsysteme sauber getrennt.
Können Buchstaben in der Rechnungsnummer enthalten sein? Ja. Das Gesetz spricht von „einer oder mehreren Zahlenreihen", erlaubt aber Kombinationen. Buchstaben als Präfix oder Trennzeichen sind in der Praxis weit verbreitet und steuerrechtlich unbedenklich.
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