Wer eine Rechnung ohne Umsatzsteuer an einen Unternehmer in einem anderen EU-Land ausstellt, muss sicherstellen, dass der Empfänger tatsächlich ein gültiger Unternehmer ist. Das gelingt mit einer einfachen Prüfung über das VIES-System der EU-Kommission.
Das Wichtigste kurz:
- Vor steuerfreien EU-Lieferungen und Reverse-Charge-Leistungen immer die UID-Nummer des Empfängers prüfen
- VIES prüft alle EU-UID-Nummern kostenlos in Echtzeit: ec.europa.eu/taxation_customs/vies
- Ein positives VIES-Ergebnis gilt als Nachweis des guten Glaubens — Screenshot aufbewahren
- Österreichische UID-Nummern haben immer das Format ATU + 8 Ziffern
Wichtig: Eine ungültige UID-Nummer des Empfängers kann bedeuten, dass du Umsatzsteuer nachzahlen musst — auch wenn du gutgläubig gehandelt hast.
Was ist VIES?
VIES steht für VAT Information Exchange System. Es ist eine kostenlose Datenbank der EU-Kommission, die in Echtzeit prüft, ob eine UID-Nummer (in Österreich: ATU-Nummer) gültig und aktiv ist.1
Wann sollte ich eine UID-Nummer prüfen?
Eine Prüfung empfiehlt sich immer, wenn du:
- eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung ausstellen möchtest
- eine Reverse-Charge-Leistung an einen EU-Unternehmer erbringst
- einen neuen Geschäftspartner aus einem anderen EU-Land aufnimmst
- eine Rechnung mit falscher UID-Nummer erhalten hast und prüfen möchtest
Was bedeuten die VIES-Ergebnisse?
| Ergebnis | Bedeutung |
|---|---|
| Gültig | Die UID-Nummer ist aktiv und dem angegebenen Unternehmen zugeordnet |
| Ungültig | Die Nummer existiert nicht oder wurde deaktiviert — Rechnung nicht steuerfrei ausstellen |
| System nicht verfügbar | Der nationale Dienst antwortet nicht — später nochmal prüfen, kein Fehler deiner Eingabe |
UID-Nummer direkt hier prüfen
Das Tool unten prüft jede EU-UID-Nummer direkt über die VIES-Schnittstelle:
Format österreichischer UID-Nummern
Österreichische UID-Nummern haben immer das Format:
ATU + 8 Ziffern
Beispiel: ATU12345678
Beim Eingeben ins VIES reicht oft auch nur der Teil ohne Länderkürzel (U12345678). KiwiAgent erkennt beide Schreibweisen automatisch.
Häufige Fragen
Was passiert, wenn ich eine Rechnung mit ungültiger UID-Nummer ausstelle? Du kannst die Steuerfreiheit nicht in Anspruch nehmen. Das Finanzamt kann die Umsatzsteuer nachfordern. Im Zweifelsfall lieber die Steuer ausweisen und später korrigieren.
Kann ich VIES für alle EU-Länder nutzen? Ja. VIES prüft UID-Nummern aus allen EU-Mitgliedstaaten — also AT, DE, FR, IT, NL und alle anderen.
Ist eine VIES-Prüfung rechtlich bindend? Ja, eine positive VIES-Prüfung gilt als Nachweis des guten Glaubens. Du solltest das Ergebnis dokumentieren (Screenshot oder Ausdrucken) und zum Beleg aufbewahren.
Wie oft sollte ich die UID-Nummer eines Geschäftspartners prüfen? Einmalig bei Beginn der Geschäftsbeziehung, und dann regelmäßig — besonders bei längerfristigen Projekten. Eine UID-Nummer kann deaktiviert werden; ein veralteter Nachweis hilft dir bei einer Betriebsprüfung wenig.
Was mache ich, wenn VIES „System nicht verfügbar" anzeigt? Das liegt am nationalen Dienst des jeweiligen Landes, nicht an deiner Eingabe. Versuch es später nochmals. Wenn du dringend fakturieren musst, dokumentiere die fehlgeschlagenen Prüfversuche mit Timestamp — das stärkt deinen guten Glauben.
Kann ich auch österreichische UID-Nummern über VIES prüfen? Ja. VIES prüft alle EU-Mitgliedstaaten, auch Österreich. Gib einfach AT und die Nummer (ohne oder mit U-Präfix) ein.
Footnotes
-
Europäische Kommission, VIES VAT number validation, https://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/ ↩