Eine Honorarnote Österreich ist das bevorzugte Abrechnungsdokument vieler Freiberufler — von Ärztinnen und Ärzten über Anwälte bis zu Therapeuten und Beraterinnen. Doch was genau steckt dahinter, was muss draufstehen, und worauf musst du achten? Dieser Ratgeber beantwortet alle wichtigen Fragen rund um die Honorarnote — praxisnah und aktuell für 2026.
TL;DR
- Eine Honorarnote ist rechtlich identisch mit einer Rechnung — der Begriff ist in Österreich gesetzlich nicht definiert.
- Es gelten dieselben Pflichtangaben nach § 11 UStG 1994 wie für jede andere Rechnung.
- Kleinunternehmer (bis € 55.000 Bruttoumsatz/Jahr ab 2025) müssen einen Umsatzsteuer-Freistellungshinweis angeben.
- Die € 730-Freigrenze für Unselbständige ist eine Freigrenze, kein Freibetrag — Überschreitung macht den Gesamtbetrag steuerpflichtig.
Was ist eine Honorarnote in Österreich?
Der Begriff Honorarnote ist in Österreich kein gesetzlich definierter Begriff. Es gibt kein Gesetz, das dieses Wort verwendet oder besonders regelt. Trotzdem ist er im Berufsalltag fest verankert — traditionell verwenden ihn Freiberufler wie Ärzte, Anwälte, Architekten, Psychotherapeuten und Berater, um ihre Leistungen abzurechnen.
Rechtlich gilt: Eine Honorarnote ist eine Rechnung — mit allen Rechten und Pflichten, die dazu gehören. Es gelten identisch dieselben Pflichtangaben wie für jede Rechnung nach § 11 UStG 1994. Wer also eine Honorarnote ausstellt, muss dieselben formalen Anforderungen erfüllen wie jemand, der eine „normale" Rechnung schreibt.
Der Hintergrund des Begriffs liegt in der Tradition: Freiberufler mit akademischer Ausbildung oder in reglementierten Berufen haben ihre Leistungen historisch nicht als „Ware" oder gewerbliche Dienstleistung verstanden, sondern als Honorar — eine Vergütung für besondere Fachkenntnis. Daher der eigene Begriff. Heute ist das eine Frage der Konvention, keine des Gesetzes.
Was ist der Unterschied zwischen Honorarnote und Rechnung?
Kurz gesagt: keiner — zumindest nicht rechtlich.
| Dokument | Rechtliche Grundlage | Vorsteuerabzug möglich? | Typische Verwendung |
|---|---|---|---|
| Honorarnote | § 11 UStG (identisch) | Ja, wenn Pflichtangaben erfüllt | Freiberufler, Ärzte, Berater |
| Rechnung | § 11 UStG | Ja, wenn Pflichtangaben erfüllt | Gewerbetreibende, Unternehmen |
| Quittung | Zahlungsbestätigung | Nein | Bestätigung eines bereits erfolgten Zahlungsvorgangs |
Die entscheidende Abgrenzung liegt bei der Quittung: Eine Quittung bestätigt lediglich, dass eine Zahlung eingegangen ist. Sie ist kein Abrechnungsdokument und berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug. Wichtig: Die Bezeichnung auf dem Dokument ist irrelevant — einzig der Inhalt entscheidet, ob es sich steuerrechtlich um eine gültige Rechnung handelt.
Das bedeutet: Schreibst du oben auf dein Dokument „Honorarnote", aber alle Pflichtangaben sind vorhanden, ist es steuerrechtlich eine vollwertige Rechnung. Schreibst du „Rechnung", fehlen aber Pflichtangaben, ist es keine.
Mehr zu den allgemeinen Pflichtangaben auf Rechnungen in Österreich findest du in unserem gesonderten Ratgeber.
Wer darf eine Honorarnote ausstellen?
Laut oesterreich.gv.at dürfen folgende Personengruppen eine Honorarnote ausstellen:
- Freiberufler ohne Gewerbeschein — z. B. Ärzte, Rechtsanwälte, Steuerberater, Architekten, Künstler
- Freie Dienstnehmer — Personen, die auf Basis eines freien Dienstvertrags tätig sind
- Werkvertragsnehmer — wer ein bestimmtes Werk oder Ergebnis schuldet, nicht seine Arbeitszeit
- Privatpersonen — unter bestimmten Bedingungen, z. B. bei einmaligen, nicht gewerblichen Tätigkeiten
Wichtig: Wer regelmäßig Leistungen gegen Entgelt erbringt, überschreitet möglicherweise die Grenze zur gewerblichen Tätigkeit — dann ist ein Gewerbeschein erforderlich, und die Honorarnote wird zur normalen Unternehmensrechnung.
Was muss auf einer Honorarnote stehen? (Pflichtangaben 2026)
Die Pflichtangaben richten sich nach § 11 UStG 1994 und hängen vom Rechnungsbetrag ab:
Betragsstufen im Überblick
| Betrag (brutto) | Pflichtangaben |
|---|---|
| Bis € 400 | Vereinfachte Kleinbetragsrechnung: Name & Adresse Aussteller, Datum, Leistungsbeschreibung, Entgelt + Steuersatz, Steuerbetrag |
| Über € 400 | Alle Pflichtangaben + UID des Leistenden + fortlaufende Rechnungsnummer |
| Ab € 10.000 (B2B) | Zusätzlich: UID des Empfängers |
Vollständige Pflichtangaben (über € 400)
- Name und Adresse des Ausstellers (= du)
- Name und Adresse des Empfängers
- Ausstellungsdatum
- Fortlaufende Rechnungsnummer (einmalig, lückenlos)
- Leistungsbeschreibung — Art und Umfang der Leistung
- Leistungszeitraum oder -datum
- Entgelt (Nettobetrag)
- Umsatzsteuersatz und Steuerbetrag — oder Hinweis auf Steuerbefreiung
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UID) des Ausstellers
Fehlt die fortlaufende Nummer oder die UID? Dann ist das Dokument steuerrechtlich keine gültige Rechnung — und dein Auftraggeber kann keine Vorsteuer geltend machen.
Muss ich auf einer Honorarnote Umsatzsteuer ausweisen?
Das kommt auf deine steuerliche Situation an:
Kleinunternehmer (ab 1.1.2025)
Wenn dein Bruttoumsatz € 55.000 pro Jahr nicht übersteigt, kannst du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen. Es gibt eine 10%-Toleranz: Im sogenannten Toleranzjahr darfst du bis zu € 60.500 umsetzen, ohne die Regelung zu verlieren.
Als Kleinunternehmer weist du keine Umsatzsteuer aus. Stattdessen musst du zwingend folgenden Hinweis auf jeder Honorarnote angeben:
„Umsatzsteuerfrei aufgrund der Kleinunternehmerregelung (§ 6 Abs. 1 Z 27 UStG 1994)"
Achtung: Fehlt dieser Hinweis, entsteht eine Steuerschuld kraft Rechnungslegung nach § 11 Abs. 12 UStG — du schuldest die Steuer dann trotzdem, obwohl du sie gar nicht ausgewiesen hast.
Alle Details zur Kleinunternehmerregelung findest du in unserem Ratgeber: Kleinunternehmerregelung Österreich.
Gesundheitsberufe
Ärzte, Psychotherapeuten, Physiotherapeuten und andere Heilberufe sind bei Heilbehandlungen nach § 6 Abs. 1 Z 19 UStG von der Umsatzsteuer befreit. Wichtig: Diese Befreiung gilt nicht automatisch für alle Tätigkeiten — Gutachten und Vorträge können steuerpflichtig sein, auch wenn du sonst steuerbefreit bist.
Reguläre Unternehmer
Wer die Kleinunternehmergrenze überschreitet und nicht steuerbefreit ist, weist die Umsatzsteuer (in der Regel 20 %, für bestimmte Leistungen 10 % oder 13 %) aus und führt sie ans Finanzamt ab.
Wie versteuere ich Einnahmen aus einer Honorarnote?
Einkommensteuer
Einnahmen aus Honorarnoten sind Einkünfte, die du in deiner Einkommensteuererklärung angibst. Je nach Tätigkeit handelt es sich um:
- Einkünfte aus selbständiger Arbeit (§ 22 EStG) — für klassische Freiberufler
- Einkünfte aus Gewerbebetrieb (§ 23 EStG) — wenn eine gewerbliche Tätigkeit vorliegt
- Sonstige Einkünfte (§ 29 EStG) — z. B. bei gelegentlichen Tätigkeiten
⚠️ WICHTIG: Freigrenze ≠ Freibetrag!
Für Unselbständige mit Nebenerwerbstätigkeit gilt nach § 41 Abs. 3 EStG eine Freigrenze von € 730 pro Jahr.
Das ist eine Freigrenze — kein Freibetrag!
Das bedeutet: Bleibst du unter € 730, ist nichts steuerpflichtig. Überschreitest du aber auch nur einen Cent, wird der gesamte Betrag — also ab dem ersten Euro — steuerpflichtig. Es gibt keinen steuerfreien Sockel.
Beispiel: Du verdienst € 731 aus einer gelegentlichen Beratertätigkeit. Dann sind nicht € 1 steuerpflichtig, sondern € 731.
SVS-Pflicht
Wer als Selbständiger tätig ist, wird auch sozialversicherungspflichtig. Ab einem Jahresgewinn über € 6.613,20 bist du bei der Sozialversicherung der Selbständigen (SVS) pflichtversichert.
Wie schreibe ich eine Honorarnote? (Schritt für Schritt)
Schritt 1: Grunddaten erfassen Halte Name, Adresse und UID (falls vorhanden) von dir und deinem Auftraggeber bereit.
Schritt 2: Fortlaufende Nummer vergeben
Vergib eine einmalige, lückenlose Nummer — z. B. HN-2026-001. Das Nummerierungssystem kannst du frei wählen, solange es chronologisch und eindeutig ist.
Schritt 3: Leistung beschreiben Beschreibe die erbrachte Leistung klar und vollständig: Was hast du gemacht? In welchem Zeitraum? Für welches Projekt?
Schritt 4: Betrag und Steuer ausweisen
- Nettobetrag
- Umsatzsteuersatz (oder Hinweis auf Steuerbefreiung/Kleinunternehmerregelung)
- Bruttobetrag
Schritt 5: Zahlungsdetails angeben IBAN, Fälligkeitsdatum, ggf. Verwendungszweck.
Schritt 6: Dokument prüfen und versenden Lieber einmal mehr prüfen: Sind alle Pflichtangaben vorhanden? Ist die Nummer wirklich einmalig?
💡 Tipp: Mit KiwiAgent kannst du Honorarnoten in Sekunden erstellen — alle Pflichtangaben werden automatisch befüllt, die fortlaufende Nummer vergeben und der Kleinunternehmer-Hinweis bei Bedarf eingefügt. Kein Nachdenken über Formalia mehr.
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Häufige Fragen
Muss ich eine Honorarnote unterschreiben? Nein. Eine Unterschrift ist in Österreich keine Pflichtangabe auf einer Rechnung oder Honorarnote. Viele stellen sie trotzdem aus Gewohnheit dar — rechtlich notwendig ist sie nicht.
Kann ich eine Honorarnote nachträglich korrigieren? Ja — du kannst eine Korrektur- oder Stornorechnung ausstellen. Die ursprüngliche Honorarnote sollte dabei referenziert werden. Einfach überschreiben oder löschen ist steuerrechtlich nicht zulässig.
Wie lange muss ich Honorarnoten aufbewahren? 7 Jahre nach § 132 BAO — das gilt auch für elektronisch erstellte und gespeicherte Belege. Die Aufbewahrungspflicht beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument ausgestellt wurde.
Brauche ich eine UID-Nummer als Freiberufler? Wenn du die Kleinunternehmergrenze überschreitest oder freiwillig zur Umsatzsteuerpflicht optierst, musst du eine UID-Nummer beantragen. Solange du unter der Kleinunternehmergrenze bleibst und keine ausländischen Geschäftspartner hast, brauchst du keine.
Was passiert, wenn ich die Kleinunternehmergrenze überschreite? Du wechselst in die Umsatzsteuerpflicht — ab dem Folgejahr (oder sofort, wenn du die Toleranzgrenze von € 60.500 überschreitest). Dann musst du auf Honorarnoten Umsatzsteuer ausweisen und abführen. Du kannst dafür aber auch Vorsteuer geltend machen.
Kann ich für Leistungen an Privatpersonen und Unternehmen dieselbe Honorarnote verwenden? Das Format ist dasselbe. Bei B2B-Leistungen ab € 10.000 brauchst du zusätzlich die UID des Empfängers — das ist bei Privatpersonen nicht nötig (und oft nicht vorhanden).