Wann brauchst du eine Mahnung?
Zahlt ein Kunde die Rechnung trotz abgelaufenem Zahlungsziel nicht, erinnerst du ihn mit einer Mahnung an die offene Forderung. In Österreich ist keine Mahnung gesetzlich vorgeschrieben, um Verzug auszulösen — sie ist aber das übliche und kulante Mittel, bevor rechtliche Schritte folgen. Üblich sind drei Stufen.
Die 3 Mahnstufen
| Stufe | Bezeichnung | Tonfall | Typische Frist |
|---|---|---|---|
| 1 | Zahlungserinnerung | freundlich, sachlich | 7–14 Tage |
| 2 | 1. Mahnung | bestimmter, mit Mahnspesen | 7–10 Tage |
| 3 | Letzte Mahnung | letzte Frist, Ankündigung rechtl. Schritte | 5–7 Tage |
Eine Mahnung sollte enthalten: deine Daten und die des Kunden, die ursprüngliche Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum, den offenen Betrag, eine neue Zahlungsfrist sowie — ab der ersten echten Mahnung — Mahnspesen und Verzugszinsen.
Zulässige Mahnspesen
Mahnspesen müssen den tatsächlichen, notwendigen Aufwand der Rechtsverfolgung decken und angemessen sein. In der Praxis werden je Mahnung meist zwischen rund 5 und 15 EUR verrechnet. Überhöhte oder pauschal „erfundene" Spesen sind nicht durchsetzbar. Bei Geschäften zwischen Unternehmern (B2B) sieht das Gesetz zusätzlich eine pauschale Betreibungskosten-Entschädigung von 40 EUR vor (§ 458 UGB).
Verzugszinsen — die gesetzlichen Sätze
- Privatkunden (B2C): gesetzlicher Verzugszinssatz 4 % pro Jahr (§ 1333 i. V. m. § 1000 ABGB)
- Unternehmer (B2B): 9,2 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz pro Jahr bei Verzug (§ 456 UGB)
Höhere Zinsen sind nur zulässig, wenn sie vertraglich vereinbart wurden. Verzugszinsen werden taggenau ab dem Tag nach Ablauf des Zahlungsziels berechnet.
Beispiel: 1. Mahnung an einen Geschäftskunden
| Position | Menge | Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|---|
| Offene Rechnung Nr. 2026-014 | 1 | 1.200,00 EUR | 1.200,00 EUR |
| Verzugszinsen (15 Tage, B2B) | 1 | 4,90 EUR | 4,90 EUR |
| Mahnspesen | 1 | 10,00 EUR | 10,00 EUR |
- Offener Gesamtbetrag: 1.214,90 EUR
Die ursprüngliche Forderung enthält bereits die USt aus der Erstrechnung. Mahnspesen und Verzugszinsen sind als Schadenersatz selbst nicht umsatzsteuerbar.
Häufige Fragen
Muss ich dreimal mahnen, bevor ich klage? Nein. Drei Stufen sind üblich und kulant, aber rechtlich nicht zwingend. Nach Ablauf des Zahlungsziels könntest du theoretisch direkt rechtliche Schritte einleiten.
Ab wann darf ich Verzugszinsen verlangen? Ab dem Tag nach Ablauf des vereinbarten oder gesetzlichen Zahlungsziels. Eine Mahnung ist dafür nicht zwingend nötig.
Sind Mahnspesen umsatzsteuerpflichtig? Nein. Mahnspesen und Verzugszinsen sind Schadenersatz und unterliegen nicht der USt.
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